Hoy gracias a Edipro (https://www.edipro.cl/) y Nubox (https://www.nubox.com/), les traemos una explicación más detallada cómo funciona el área de contabilidad en condominios y edificios.
Para entender todo esto es necesario percibir a las comunidades como pequeñas empresas. En ellas encontraremos activos, ingresos, egresos y capital humano, entre otros componentes del área contable.
Cuando se administra una comunidad, estará siempre presente la labor contable y financiera.
Es por esto que traemos para ustedes la siguiente guía que consta de conceptos básicos sobre finanzas y contabilidad, aplicados a la realidad de condominios y edificios.
Encontrarás detalles del proceso contable que debe llevar una comunidad mes a mes, sus obligaciones al ser persona jurídica y definiciones teóricas que te ayudarán a entender por qué es necesario tener el máximo orden en la gestión.
Obligaciones de una comunidad
Cuando una comunidad no registra ninguna actividad económica "susceptible a generar Impuestos", el SII (Servicio de Impuestos Internos), los libra de la obligación del Inicio de Actividades en dicha entidad.
Sin embargo, pese a que no haya que declarar rentas ni impuestos, de igual forma se hace indispensable llevar una contabilidad que contemple el flujo de ingresos y egresos.
Esto es un deber del administrador o empresa de administración, y ayudará al orden, a detectar moras y a incrementar la transparencia hacia el comité y la comunidad.
Contabilidad completa y simplificada
Ya que las comunidades no se atienen al inicio de actividades en el SII, es posible elegir llevar una contabilidad más liviana.
Existen dos formas de llevarla: completa y simplificada.
En el Diccionario Básico Tributario Contable encontramos estas dos definiciones.
Contabilidad completa, es aquella que comprende los libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, independiente de los libros auxiliares que exija la ley, tales como Libro de Ventas Diarias, de Remuneraciones, de Impuestos Retenidos, etc.
Contabilidad simplificada es un tipo de contabilidad que podrá autorizar la Dirección Regional del SII y que puede consistir en llevar un libro de entradas y gastos timbrado, o bien una planilla de entradas y gastos, sin que estén relacionados con los libros auxiliares que exijan otras leyes o el Director Regional.
Si se lleva este tipo de contabilidad, se pueden dejar de lado actividades como: llevar libros contables, elaborar balances e inventarios y hacer depreciaciones de los bienes.
Las comunidades pueden trabajar con cualquiera de los dos tipos de contabilidad, sin embargo, para evitar percances contables, se recomienda usar la contabilidad completa.
Ingresos y egresos
¿Qué son? Por definición entendemos que:
El concepto de egresos, está profundamente ligado a la contabilidad; en este caso, significa la salida de dinero de las arcas de una empresa, o en este caso la comunidad, mientras que por ingresos se entiende el dinero que entra.
Los egresos incluyen los gastos y las inversiones. El gasto es aquella partida contable que aumenta las pérdidas. En una comunidad se refiere a los gastos obligatorios e inversiones como: mantenciones, remuneraciones, remodelaciones, entre otros.
Mientras que un ingreso en contabilidad hace referencia a un incremento en el patrimonio neto de un ente económico, por lo que puede tratarse de un aumento del valor de los activos o la disminución del valor de un pasivo.
Cabe destacar que no se reconocen como ingresos las aportaciones de socios o propietarios, ya que se entienden como algo que la entidad deberá devolver en algún momento. Al mismo tiempo, la norma estipula que no se deben reconocer como ingresos:
Los incrementos de activos derivados de la disminución de otros activos y del aumento de pasivos.
Los decrementos de pasivos procedentes de la disminución de activos, aumento de otros pasivos y del aumento del capital contable (producto de los movimientos de propietarios de la entidad).
La mayoría de los ingresos, si es que no el 100% de ellos, en una comunidad, son los gastos comunes.
¿Qué es un gasto común?
Es cuota monetaria que debe pagar cada copropietario de una comunidad. Este monto se calcula en base al prorrateo, que es el proceso porcentual que establece el monto que debe pagar cada copropietario dependiendo de las características de su propiedad (tamaño, estacionamiento, bodega, etc).
Existen dos tipos de gastos comunes:
Ordinarios: son los cobros por el uso y consumo de las distintas instalaciones y servicios que ofrece el condominio. También incluyen los costos de mantención.
Extraordinarios: estos cobros son por otro tipo de cosas, como mejoras al edificio que se hayan acordado en las asambleas, o problemas fortuitos como que se tape tu ducto de basura, por ejemplo.
Los gastos comunes solo pueden ser gastados con fines operacionales de la comunidad. Según la Ley 19.537 todos los habitantes deberán pagar obligatoriamente esta cuota para el mejoramiento continuo de la comunidad.
Remuneraciones
Como se mencionaba anteriormente, las remuneraciones forman parte de los egresos de una comunidad. Y se refieren particularmente a las contraprestaciones en dinero y las adicionales en especie avaluables en dinero que debe percibir el trabajador del empleador por causa del contrato de trabajo (*De acuerdo con el artículo 41 del Código del Trabajo).
El pago de remuneraciones es la principal obligación que tiene el empleador, en este caso la comunidad, con los trabajadores.
Si no existe un contrato a la hora de pagarle a un colaborador, esto no podrá ser considerado como una remuneración.
Clasificación de remuneraciones:
Las remuneraciones son clasificadas en nuestro país bajo las siguientes categorías.
Ordinarias, extraordinarias y especiales: son las que se pagan por periodos de igual duración. (Semanal, quincenal, mensual).
Fijas y variables: fijas hace referencia a aquellas que el trabajador recibe periódicamente. Variables hace referencia a que la remuneración puede no ser constante.
Principales y accesorias: principal refiere a la remuneración recibida como contraprestación de un contrato. Accesorias son aquellas remuneraciones calculadas sobre la principal.
Tipos de remuneraciones:
En Chile existen varios tipos de remuneraciones, debido a los distintos tipos de labores que se pueden desempeñar como trabajos remunerados.
Sueldo base: es una remuneración obligatoria y fija que se paga por periodos de igual duración. (Ordinaria)
Sobre sueldo: se refiere a una remuneración extraordinaria. Puede ser referida al pago de horas extras, a bonos, o aguinaldos. (Accesoria)
También existen la utilidad, comisión y participación. Sin embargo, estas últimas es difícil aplicarlas al contexto de las remuneraciones en comunidades.
¿Qué tipo de pagos no son remuneración?:
Para la ley de nuestro país, hay distintos tipos de pago a los trabajadores que no se consideran dentro de la categoría de remuneración.
Estos son: movilización, pérdida de caja, colación, viáticos, indemnizaciones, y el pago de gastos incurridos por el trabajador.
Llevar las remuneraciones de una comunidad, aunque parezcan fáciles, requieren de ser muy cuidadoso, ya que este proceso está ligado a las leyes.
En la mayoría de las administraciones esta tarea y casi toda la contabilidad se llevan a cabo en Excel, la cual actualmente se considera una herramienta algo limitada para este fin.
Sin embargo, los avances tecnológicos hay desencadenado en nuevas herramientas para poder simplificar estas tareas y automatizarlas, para así reducir lo máximo posible los errores humanos.
A la hora de llevar la contabilidad en una comunidad se ha vuelto indispensable comenzar de a poco a incorporar las nuevas herramientas para así obtener resultados de la más alta calidad.
Nubox y EdiPro se unieron para entregar a contadores y administradores de comunidades los mejores tips,herramientas y potenciales aliados en el proceso de gestión administrativa y contable de edificios y condominios.
El software de EdiPro, además de incorporar el área contable, también ofrece soluciones en temas de comunicación con la comunidad y desarrollo de otras actividades cotidianas de forma más automatizada, para así facilitar la gestión del administrador y entregarle la posibilidad de crecer y administrar más comunidades simultáneamente.
Este rubro se profesionaliza cada vez más, haciéndose más cercano a la tecnología y simplificando tareas del día a día, comunicación interna y gestión administrativa.
El perfil del administrador de comunidades debe estar a la altura de estos nuevos desafíos e innovación constante. Además, para un contador esto se perfila como una oportunidad de negocios interesante, al mismo tiempo que puede contribuir y ayudar a la comunidad.
¡Hay mucho por aprender e innovar! Ya que a diario se presentan nuevos desafíos y oportunidades. Las nuevas herramientas y formas de trabajo no solo lo harán más ameno y sencillo, sino que facilitan el manejo del tiempo para mantener y gestionar mejor la comunidad.
Fondo de reserva
Este ítem es importante de destacar, ya que se trata de una obligación que tiene la comunidad.
Según el artículo 7 de la Ley De Copropiedad Inmobiliaria (Nº 19.537):
"En la administración de todo condominio deberá considerarse la formación de un fondo común de reserva para atender a reparaciones de los bienes de dominio común, a la certificación periódica de las instalaciones de gas, certificación de ascensores, tanto verticales como inclinados o funiculares, montacargas y escaleras o rampas mecánicas y sus instalaciones o a gastos comunes urgentes o imprevistos".
Además, dicho artículo explica también cómo se conformarán e incrementarán los ingresos del fondo de reserva:
"Este fondo se formará e incrementará con el porcentaje de recargo sobre los gastos comunes que, en sesión extraordinaria, fije la asamblea de copropietarios; con el producto de las multas e intereses que deban pagar, en su caso, los copropietarios, y con los aportes por concepto de uso y goce exclusivos sobre bienes de dominio común a que alude el inciso segundo del artículo 13".
"Los recursos de este fondo se mantendrán en depósito en una cuenta corriente bancaria o en una cuenta de ahorro o se invertirán en instrumentos financieros que operen en el mercado de capitales, previo acuerdo del Comité de Administración. Esta cuenta podrá ser la misma a que se refiere el inciso tercero del artículo 23".
¿Quién es responsable del fondo de reserva?
El administrador tendrá la responsabilidad de hacer cumplir el artículo 7 de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria y además de mantener informados a los copropietarios sobre el uso del dinero contenido en el fondo de reserva.
En este ítem el Comité de Administración también tendrá una responsabilidad importante, la de fiscalizar los gastos en los que se incurran con el dinero de este fondo. Deben procurar que este fondo de utilice solo para los fines que establece la Ley 19.537.